1.284 Excel-Dateien, ein Prompt: Wie KI Ihr Tabellen-Chaos sortiert, ohne hineinzuschauen
Auf einen Blick: Die News & die KMU-Chance
- Der Scan findet über tausend Excel-Dateien, und niemand hat Zeit, sie zu sortieren.
- Die Excel-Landkarte schreibt deshalb den Auftrag für eine KI Ihrer Wahl.
- Die KI ordnet zu, erkennt Kopien und schlägt die erste App vor, ohne eine einzige Zelle zu sehen.
- Exklusiv für die Gäste des KI-Stammtischs am 25.11.
Der Scan ist durch, und auf dem Bildschirm steht eine Zahl, mit der niemand gerechnet hat. Was jetzt? Niemand sortiert tausend Dateien von Hand. Ich zeige Ihnen, wie eine KI daraus in Minuten eine geordnete Landkarte macht, und warum dabei keine einzige Zelle Ihr Haus verlässt.
Montag, 7:40 Uhr
Stellen Sie sich vor: Sie haben am Freitag den Agenten zum Mitnehmen gestartet. Er hat übers Wochenende Ihre Laufwerke durchforstet. Am Montagmorgen steht auf dem Bildschirm:
1.284 Excel-Dateien.
Ihr erster Gedanke: Das kann nicht sein. Ihr zweiter: Wer soll das alles durchgehen?
Genau an diesem Punkt geben die meisten auf. Die Zahl ist zu groß, die Dateinamen zu kryptisch. Kalkulation_v12_NEU.xlsm, Kopie von Preisliste.xlsx, Fracht_Ausschreibung_v7.xlsx. Hinter jedem Namen steckt eine Geschichte, aber niemand hat Zeit, sie zu lesen.
Die Landkarte schreibt den Auftrag für die KI
Deshalb nimmt Ihnen die Excel-Landkarte diesen Schritt ab. Mit einem Klick erzeugt sie einen fertigen Prompt, also einen Arbeitsauftrag für eine KI. Darin stehen nur Dateinamen, Ordner, Größe und Datum der letzten Änderung.
Keine Zellinhalte. Keine Benutzernamen. Und Sie sehen schwarz auf weiß, was Sie weitergeben, bevor Sie es weitergeben.
Diesen Prompt kopieren Sie in die KI, die in Ihrer Firma erlaubt ist. Ob ChatGPT, Copilot, Claude oder ein Modell auf dem eigenen Rechner, entscheiden Sie. Es muss nichts installiert und kein Schlüssel eingerichtet werden.
Was die KI aus Namen und Ordnern herausliest
Erstaunlich viel. Die KI übernimmt drei Aufgaben:
- Vorsortieren: Aus „Fracht_Ausschreibung_v7.xlsx“ im Ordner Einkauf wird ein fast fertiger Eintrag: Abteilung Einkauf, Zweck Frachtausschreibung. Sie müssen nur noch bestätigen.
- Versionen zusammenfassen: Sie erkennt, dass „Kalkulation_v11“, „Kalkulation_v12_NEU“ und „Kopie von Kalkulation“ dieselbe Tabelle sind. Aus drei Dateien wird eine Familie, und Sie sehen auf einen Blick, wo das Versionschaos am größten ist.
- Auswerten: Sie schreibt eine kurze Zusammenfassung für die Geschäftsführung und schlägt für den wichtigsten Kandidaten gleich eine Datenbankstruktur vor. Das ist der erste Bauplan für Ihre erste App.
Zurück in die Landkarte, und Sie entscheiden
Die KI antwortet in einem festen Format. Diese Antwort fügen Sie in die Landkarte ein. Die Landkarte prüft jede Zeile, bevor sie etwas annimmt.
Und dann kommt der wichtigste Teil: Nichts wird automatisch übernommen. Jeder Vorschlag erscheint als Vorschlag. Sie bestätigen, korrigieren oder verwerfen.
Der Assistent schlägt vor. Der Mensch entscheidet. Das System protokolliert. Dieser Satz gilt bei mir für jeden Agenten, auch für diesen kleinen.
Warum die KI nicht in Ihre Tabellen schaut
Ich werde oft gefragt, ob die KI nicht mehr könnte, wenn sie die Inhalte sehen würde. Ja, könnte sie. Aber dann lägen Ihre Kalkulationen, Preise und Kundendaten bei einem fremden Anbieter.
Für den ersten Überblick braucht es das nicht. Name, Ort, Größe und Alter verraten genug, um zu sortieren und Schwerpunkte zu erkennen. Wer mehr will, nutzt ein lokales Modell, dann bleibt alles im Haus.
Aus 1.284 Dateien werden drei Entscheidungen
Am Ende liegt vor Ihnen keine endlose Liste mehr, sondern eine Landkarte. Sie zeigt, welche Tabellen leben, welche Leichen sind und welche Kopien voneinander. Und ganz oben stehen die drei Tabellen, mit denen Sie anfangen sollten.
Das ist der Moment, in dem aus Excel-Chaos ein Plan wird.
Exklusiv für die Gäste des KI-Stammtischs
Die Excel-Landkarte mit dem Agenten zum Mitnehmen ist demnächst verfügbar. Zuerst bekommen sie die Gäste meines Spezial-KI-Stammtischs am 25. November 2026 bei der t-shirtbox in Berg, 18:00 bis 20:30 Uhr. Ich zeige dort live, wie aus einer langen Dateiliste eine geordnete Landkarte wird.
Frank Gläss, GLAESS Software & Automation GmbH
Die Zahl 1.284 ist ein Beispiel, kein Kundenwert.