Excel ist keine Digitalisierung
Auf einen Blick: Die News & die KMU-Chance
- Ein digitaler Prozess hat drei Eigenschaften, die eine verschickte Tabelle nicht haben kann: einen eindeutigen aktuellen Stand, eine nachvollziehbare Änderungshistorie und eine Zuständigkeit je Schritt.
- Ohne strukturierte Daten gibt es keine Digitalisierung. Ohne strukturierte Daten gibt es auch keine KI, die verlässlich arbeitet. Und ohne Prozessinventur gibt es keine Einsparung.
- Der Bruch zeigt sich fast immer an derselben Stelle: beim zweiten gleichzeitigen Bearbeiter und beim ersten Rückfragen-Umlauf.
- Excel bleibt dabei ein hervorragendes Werkzeug – zum Rechnen und Auswerten, nicht zum Steuern von Abläufen über mehrere Personen hinweg.
Ich will mit einer Klarstellung anfangen, weil die Überschrift sonst falsch gelesen wird: Excel ist ein ausgezeichnetes Werkzeug. Für Berechnungen, Auswertungen, Szenarien und einmalige Analysen gibt es kaum etwas Besseres. Der Satz richtet sich nicht gegen Excel. Er richtet sich gegen eine Verwechslung – die Verwechslung einer Tabelle mit einem Prozess.
Woran erkennt man einen digitalen Prozess?
An drei Eigenschaften. Wenn eine fehlt, ist es kein Prozess, sondern eine Datei:
- Es gibt einen eindeutigen aktuellen Stand. Nicht „die Version von Montag“ und „die, die Herr M. noch hat“, sondern einen.
- Änderungen sind nachvollziehbar. Wer hat wann was geändert – und warum.
- Jeder Schritt hat eine Zuständigkeit und einen Zustand. Man kann fragen: Wo liegt der Vorgang gerade, und auf wen wartet er?
Eine Tabelle, die per E-Mail wandert, kann keine dieser drei Eigenschaften haben. Nicht, weil Excel schlecht wäre, sondern weil eine Datei als Transportmittel diese Eigenschaften strukturell nicht trägt. In dem Moment, in dem sie den Anhang verlässt, existiert sie in zwei Fassungen.
Der Satz, der in jedem Projekt irgendwann fällt
„Haben Sie die aktuelle Liste?“
Diese vier Wörter sind die präziseste Diagnose, die es gibt. Wo sie regelmäßig gestellt werden, ist der Prozess nicht digitalisiert. Er ist abgetippt.
Wo genau der Bruch passiert
Fast immer an zwei Stellen, und beide sind vorhersehbar.
Der zweite gleichzeitige Bearbeiter. Solange eine Person pflegt, funktioniert die Tabelle hervorragend. Ab der zweiten entsteht die Frage, wessen Änderung gilt – und die Antwort lautet in der Praxis: die des Letzten, der gespeichert hat. Arbeit verschwindet lautlos.
Der erste Rückfragen-Umlauf. Ein Eintrag ist unklar, es wird nachgefragt, die Antwort kommt per E-Mail zurück und steht danach in einem Postfach – nicht in der Tabelle. Das Wissen, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, bleibt beim Antwortenden.
Beides lässt sich eine Zeit lang durch Disziplin kompensieren. Disziplin ist aber eine teure Technologie, und sie fällt aus, sobald jemand im Urlaub ist.
Ein Beispiel mit Zahlen
Ein Industrieunternehmen hat jährlich rund 35.000 bis 40.000 Frachten und Touren ausgeschrieben – über Excel-Listen und Outlook. Die Anfragen gingen als Tabelle an die Speditionen, die Antworten kamen als Tabelle zurück, der Abgleich passierte von Hand, die Übergabe in das ERP-System ebenfalls.
Nach der Überführung in ein datenbankbasiertes Portal sank der jährliche Verwaltungsaufwand von drei bis vier Monaten auf rund vier Wochen. Die Übergabe an das ERP-System dauert statt Tagen Minuten.
Das Interessante daran ist nicht die Zeitersparnis. Das Interessante ist, wo sie entstand: nicht beim Rechnen – das konnte Excel gut –, sondern beim Zusammenführen, beim Nachfragen und beim Übertragen. Also genau an den drei Stellen, an denen eine Datei kein Prozess ist.
Der Dreisatz, der die Reihenfolge festlegt
Weil die Frage fast immer in der falschen Reihenfolge gestellt wird – „Können wir da KI draufsetzen?“ –, hier die Reihenfolge, die funktioniert:
- Ohne strukturierte Daten keine Digitalisierung. Was nur als Text in einer Zelle steht, kann kein System prüfen, auswerten oder weiterleiten.
- Ohne strukturierte Daten keine KI. Ein Sprachmodell auf unstrukturierten Tabellen erzeugt Antworten, die plausibel klingen und nicht stimmen – weil es aus widersprüchlichen Fassungen auswählen muss.
- Ohne Prozessinventur keine Einsparung. Wer nicht weiß, wie oft ein Ablauf vorkommt und wie lange er dauert, kann nicht sagen, ob seine Automatisierung sich rechnet.
Was das praktisch heißt – und was nicht
Es heißt nicht: Excel abschaffen. Es heißt: unterscheiden.
- Excel behalten für Kalkulation, Auswertung, Szenarien, einmalige Analysen, alles, was eine Person für sich rechnet.
- Ablösen, was über mehrere Personen läuft, einen Status hat, Fristen kennt oder nachweisbar sein muss.
Die Grenze zwischen beiden ist in der Praxis gut erkennbar: Sobald eine Tabelle eine Spalte „Status“ oder „erledigt“ bekommt, ist sie dabei, ein Prozess zu werden – und ab da ist sie das falsche Werkzeug.
Grenzen dieser Einschätzung
- Nicht jede Tabelle lohnt die Ablösung. Ein Ablauf, der zwölf Mal im Jahr vorkommt, bleibt besser eine Tabelle. Die Prozessinventur entscheidet das, nicht der Grundsatz.
- Die Ablösung ist kein reines Technikprojekt. Der eigentliche Aufwand liegt darin, einen Ablauf zu beschreiben, den bisher niemand aufgeschrieben hat – und dabei festzustellen, dass zwei Abteilungen ihn unterschiedlich verstehen.
- Zahlenangaben sind Einzelfälle. Das genannte Beispiel ist ein realer Fall, keine Hochrechnung. Aus „drei Monate auf vier Wochen“ folgt nicht, dass das bei Ihnen genauso ausfällt.
Der nächste Schritt
Machen Sie eine Prozessinventur, aber eine kleine: Notieren Sie die fünf Tabellen, die in Ihrem Haus am häufigsten per E-Mail verschickt werden. Daneben drei Spalten: Wie viele Personen bearbeiten sie, wie oft im Monat, und was passiert, wenn die Datei einen Tag veraltet ist.
Die Tabelle mit der höchsten Zahl in allen drei Spalten ist Ihr Einstiegspunkt. Nicht die größte, nicht die komplizierteste – die mit dem meisten Verkehr. Dort ist der Hebel am größten und das Risiko am kleinsten.
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Häufige Fragen
Sollen wir Excel also komplett abschaffen?
Nein. Excel ist für Kalkulation, Auswertung, Szenarien und einmalige Analysen ausgezeichnet und sollte dafür bleiben. Abgelöst werden sollte, was über mehrere Personen läuft, einen Status hat, Fristen kennt oder nachweisbar sein muss. Eine gute Faustregel: Sobald eine Tabelle eine Spalte „Status“ oder „erledigt“ bekommt, ist sie dabei, ein Prozess zu werden – und ab da ist sie das falsche Werkzeug.
Woran erkenne ich, dass ein Ablauf nicht wirklich digitalisiert ist?
An der Frage „Haben Sie die aktuelle Liste?“. Wo sie regelmäßig gestellt wird, fehlt eine der drei Eigenschaften eines digitalen Prozesses: ein eindeutiger aktueller Stand, eine nachvollziehbare Änderungshistorie und eine Zuständigkeit je Schritt. Eine Datei als Transportmittel kann diese Eigenschaften strukturell nicht tragen.
Warum funktioniert KI auf unseren Excel-Listen nicht zuverlässig?
Weil das Modell aus widersprüchlichen Fassungen auswählen muss. Liegen dieselben Informationen in mehreren Versionen, in Postfächern und auf Laufwerken, erzeugt ein Sprachmodell Antworten, die plausibel klingen, aber nicht stimmen – und es warnt dabei nicht. Strukturierte Daten sind deshalb keine Vorarbeit für KI, sondern ihre Voraussetzung.
Lohnt sich die Ablösung jeder Tabelle?
Nein, und das ist wichtig. Ein Ablauf, der zwölf Mal im Jahr vorkommt, bleibt besser eine Tabelle. Welche Ablösung sich rechnet, entscheidet die Prozessinventur: Wie viele Personen bearbeiten den Ablauf, wie oft im Monat, und was kostet es, wenn der Stand einen Tag alt ist. Die Tabelle mit dem meisten Verkehr ist der Einstiegspunkt, nicht die komplizierteste.