Warum Ihre KI mit voller Überzeugung danebenliegt und was das mit Ihren Daten zu tun hat

Eine KI bekommt eine Betriebsanleitung mit 186 Seiten und eine einfache Frage. Sie antwortet in Sekunden, klingt souverän und liegt falsch. In meinem Vortrag beim 52. Infotag von SL innovativ habe ich gezeigt, warum das passiert und wie man es behebt. Die Zusammenfassung ist schon erschienen. Hier geht es tiefer: was die KI wirklich sieht, wie wir Dokumente, Postfächer und Tabellen aufbereiten und warum die KI dabei erst an fünfter Stelle kommt.

Live erleben können Sie das am 25. November beim Spezial-KI-Stammtisch in Berg. Es ist Akt 1 des Abends.

Was die KI wirklich gesehen hat

Die Frage lautete: Mit welchem Anzugsmoment wird die Messerwelle an Station 3 befestigt? Die KI antwortete 45 Newtonmeter. Richtig wären 25. Schaut man sich die Seite so an, wie eine Maschine sie liest, findet man vier Gründe:

1. Die Tabelle bricht um. Die KI liest die Zeile auf Seite 86. Der gültige Wert steht auf Seite 87.
2. Der Warnhinweis ist ein Bild. Für die KI ist er unsichtbar.
3. Im Ordner liegen zwei Revisionen. Rev. B und Rev. C. Welche gilt für Ihre Maschine?
4. Die Seite ist ein Scan. Der Text ist nur ein Foto.

Für eine Maschine besteht so ein PDF aus lauter Bruchstücken ohne Zusammenhang.

Digital vorhanden ≠ agentenfähig.

Ein PDF ist digital und für Menschen lesbar. Für einen Agenten ist es ein Bild mit Buchstaben.

Was nur im Bild steht, findet keine Suche

Fragt ein Agent nach Baujahr und Spannung der Maschine 2021-0177, antwortet er: „Im Dokument finde ich dazu keine Angabe.“ Die Antwort ist sogar ehrlich, und trotzdem nutzlos. Die Information ist da. Sie steckt nur im Foto des Typenschilds.

Oft kommt an dieser Stelle der Einwand, dass KI doch Bilder lesen kann. Das stimmt, wenn Sie ihr genau dieses eine Bild zeigen. In der Suche über Hunderte Dokumente zählt aber meist nur der Text. Und selbst wenn die KI das Bild sieht, weiß sie nicht, zu welcher Maschine und welcher Revision es gehört.

Bilder aufbereiten: jedes Bild bekommt seinen eigenen Durchgang

Bei der Aufbereitung wird jedes Bild einzeln begutachtet und verknüpft abgelegt. Am Beispiel des Typenschilds:

1. Die KI beschreibt das Bild: „Foto eines Typenschilds aus Aluminium. Hersteller Musterpack, Typ FKM 2400, CE-Kennzeichnung, neun Datenfelder.“
2. Die Texterkennung (OCR) liest die Schrift, mit den typischen Fehlern: „Masch.-Nr. 2o21-0I77, Baujahr 2o2I, Spannung 4oo V, 9,S kW“.
3. Die KI prüft und korrigiert: o wird 0, I wird 1, S wird 5. Und sie prüft auf Plausibilität, etwa ob das Baujahr zur Seriennummer passt.
4. Alles wird verknüpft gespeichert: Dokument, Revision, Seite und Abbildung, die Anlage mit ihrer Maschinennummer und die einzelnen Werte wie Baujahr, Spannung, Strom und Leistung.

Danach bekommt der Agent auf dieselbe Frage eine Antwort mit Quelle: Baujahr 2021, 400 V, nachzulesen in der Betriebsanleitung FKM 2400, Seite 12, Abbildung 3.

Dieselbe Frage, jetzt mit Struktur

Bevor eine KI mit Unterlagen arbeiten darf, durchlaufen sie vier Stationen: lesbar machen, aufräumen, zuordnen, freigeben. Danach sieht dieselbe Anleitung so aus:

• Modul 4.3, Messerwechsel Station 3, Revision C, freigegeben
• gilt für Maschine FKM 2400, Baureihe B, ab Seriennummer 2019-0412
• Anzugsmoment 25 Nm als Tabellenwert, maschinenlesbar
• Warnhinweis Quetschgefahr als Text, nicht als Bild

Gleiche KI, gleiche Frage. Die Antwort lautet jetzt: 25 Nm, Modul 4.3, Revision C, gültig für diese Seriennummer. Der Unterschied liegt allein in der Struktur der Dokumentation. Die meisten Firmen fangen mit der KI an. Dabei ist die KI erst Station fünf.

Aus der Praxis: ein Retrofit beginnt mit einem Stapel Unterlagen

Ein Stanzautomat, Baujahr 1998. Die Steuerung ist abgekündigt, die Mechanik bleibt. Was wir zu Projektbeginn vorfinden, liegt an sieben verschiedenen Orten:

• der Ordner „Eckenstanze“ von 1998
• Fotos vom Schaltschrank
• der Schaltplan als Scan
• die E/A-Liste in Excel
• eine Mail vom Instandhalter
• die Betriebsanleitung, Revision B
• und „das weiß der Herr Maier“

Im GLAESS Retrofit-Cockpit kommt zuerst die Struktur: Anlage, Station, Schaltschrank. Dokumente, Fotos, Signale und Risiken hängen an dieser Struktur. Dadurch werden Lücken sichtbar, in der Demo-Instanz 29 offene Doku-Lücken über alle Projekte, bevor ein Agent damit arbeitet. Der Projektwächter weist auf Lücken hin, er entscheidet nichts. KI-Vorschläge brauchen eine menschliche Freigabe.

Weil die Daten strukturiert sind, entsteht die Projektmappe in Sekunden und prüffähig: Ist-Aufnahme, Funktionsdokumentation Ist und Soll, Risikobeurteilung, CE- und MVO-Vorprüfung, Checklisten und Aufgaben sowie ein Übergabepaket mit Audit-Trail.

Das Postfach: erst aufräumen, dann KI

Das Versprechen aus vielen Videos lautet: „KI, sag mir alles über unsere Kunden der letzten 15 Jahre.“ In der Praxis scheitert das an Datenhoheit, an Rauschen und am Zugriff auf das Archiv. Wie viel Rauschen in einer einzigen Mail steckt, zeigt ein typischer Verlauf mit dem Betreff „AW: AW: AW: WG: Angebot“. Unter Signaturen, Disclaimern und Zitaten stehen genau vier Fakten:

• Firma: Kartonagen Muster GmbH
• Thema: Retrofit einer Faltschachtel-Klebemaschine
• Zusage: Freigabe bis 15. November
• Ansprechpartner: Leitung Instandhaltung

Das ist Aufräumen, nicht KI. Erst danach kann eine KI sinnvoll damit arbeiten. Bei GLAESS haben wir alle Mails seit 2008 so erschlossen. Dabei gilt: erst Regeln, dann KI. Dubletten und Spam fliegen raus, Firmen werden über die Domain erkannt, Personen aus Mailkopf und Signatur. Die KI kommt dort zum Einsatz, wo Regeln nicht reichen. Der Index ist eine Such- und Auskunftsschicht, das revisionssichere Archiv bleibt unangetastet.

Meine Lieblingsfrage an diese Datenbank: Mit wem hatten wir früher viel zu tun und seit Jahren nichts mehr? Das Ergebnis ist eine Liste mit Ansprechpartner, Themen und letztem Kontakt. Das ist kein KI-Wunder, das ist Struktur.

Der Agent schreibt den Entwurf, der Mitarbeiter schickt ab

Telematik Partner aus Berg rüstet über 11.000 Lkw und Pkw mit GPS-Trackern aus. Fast 20 Jahre lief der komplette Support über ein einziges Postfach, selbst Anrufe wurden per Mail beantwortet. Mehr Fahrzeuge bedeuten mehr Fragen, und die meisten Antworten wurden schon einmal geschrieben.

Deshalb kam zuerst das Postfach strukturiert in eine Datenbank, dann der Agent. Der Ablauf:

1. Die Anfrage kommt per Mail oder am Telefon über einen Voice-Agenten.
2. Der Agent gleicht sie mit der Support-Datenbank aus dem Postfach ab.
3. Er schreibt einen Antwortentwurf für den 1st-Level-Support, mit Verweis auf vergleichbare Fälle aus dem Archiv.
4. Ein Mitarbeiter prüft und gibt frei, jede einzelne Mail.
5. Erst dann erhält der Kunde die Antwort.

Tabellen: fünf Aufgaben, jede braucht andere Daten

Excel ist keine Digitalisierung, Excel ist digitales Papier. Bei Verallia, vier Glashütten in Deutschland mit 35.000 bis 40.000 ausgeschriebenen Touren pro Jahr, ersetzt deshalb ein Portal mit strukturierter Datenbank die Excel-Listen. Der Aufwand sank von etwa vier Monaten auf etwa vier Wochen im Jahr. Erst auf dieser Grundlage wurde der Assistent wirksam. Er übernimmt heute fünf Aufgaben, und jede braucht andere Daten:

• Recherchieren: wöchentliche Presseschau je Spedition, einschließlich Insolvenzanzeigen. Braucht saubere Stammdaten.
• Beobachten: meldet Unstimmigkeiten, etwa einen vergessenen Spediteur. Braucht feste Regeln.
• Verstehen: liest in E-Mails zwischen den Zeilen. Braucht die Mails am richtigen Vorgang.
• Empfehlen: schlägt eine Vergabe vor. Braucht vergleichbare Preise.
• Unterstützen: fällt ein Spediteur mit Jahreskontingent aus, kommen Vorschläge in Minuten. Braucht Kontingente, Historie und Alternativen.

Beim Empfehlen gilt: Der Assistent entscheidet nicht. Er schlägt vor.

Die Kette: Daten, Prozesse, Kontrolle

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Bei KI-Agenten hat sie drei Glieder, und unten hängt der Agent, der bestellt, antwortet oder vergibt:

• Daten: Stimmen die Informationen, und findet man sie? Typenschild, Revision, Seriennummer.
• Prozesse: Läuft es jedes Mal gleich ab oder nach Zuruf? Verallia: Portal statt Excel.
• Kontrolle: Prüft ein Mensch, und wird es festgehalten? Telematik Partner: jede Mail geprüft.

Reißt ein Glied, fällt alles. Sie können Prozesse und Kontrolle vergolden. Wenn die Daten nicht stimmen, handelt der Agent trotzdem falsch.

Der Assistent schlägt vor.
Der Mensch entscheidet.
Das System protokolliert.

So läuft es an allen drei Orten: Im Retrofit-Cockpit brauchen KI-Vorschläge und CE- oder MVO-Aussagen eine menschliche Freigabe. Bei Telematik Partner wird jeder Antwortentwurf geprüft, bevor er an den Kunden geht. Und bei Verallia wird nach dem Start einer Ausschreibung nichts still geändert, jede Änderung steht im Protokoll.

Am 25. November live

Beim Spezial-KI-Stammtisch in der Halle der t-shirtbox in Berg zeige ich das Experiment live. Danach führen Unternehmer ihre KI-Agenten selbst vor, und zum Schluss geht es um die dunkle Seite der KI. Die Teilnahme ist kostenlos, die Plätze sind begrenzt.

Zur Anmeldung

Die Beispieldaten aus dem Vortrag sind anonymisiert. Maschine, Typenschild und Mailverlauf sind fiktiv.